Recepcify
Política de privacidad
Qué datos tratamos, con qué fin, con quién los compartimos y qué puedes exigirnos. Escrita para leerse, no para cumplir el expediente.
En vigor desde el 28 de agosto de 2026.
1. Quién trata tus datos
Recepcify es una plataforma de software que permite a un negocio atender su WhatsApp mediante un agente de inteligencia artificial y agendar citas en su calendario. Es el nombre comercial bajo el que presta el servicio Julián Alfredo Solano Webb, cédula de identidad 1-1991-0700, con domicilio en Mercedes Norte, cantón de Heredia, provincia de Heredia, Costa Rica (código postal 40102), quien responde como titular del tratamiento.
Para cualquier asunto relacionado con datos personales puedes escribir a contacto@recepcify.com. Respondemos en un plazo máximo de cinco días hábiles.
Esta política se rige por la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales de Costa Rica y su reglamento.
2. Dos tipos de personas, dos papeles distintos
Es la parte más importante de este documento y conviene leerla antes que ninguna otra, porque determina a quién le corresponde cada obligación.
- Si eres cliente de la plataforma —el dueño o el personal de un negocio que contrata el servicio— nosotros somos responsables del tratamiento de tus datos de cuenta y de facturación. Todo lo que dice esta política sobre tus derechos lo ejerces directamente con nosotros.
- Si eres una persona que escribió por WhatsApp a un negocio que usa la plataforma, el responsable del tratamiento es ese negocio, no nosotros. Nosotros actuamos como encargados: tratamos tus datos únicamente por cuenta de ese negocio y siguiendo sus instrucciones.
Si escribiste a una clínica, un taller o un restaurante y quieres acceder a tus datos, corregirlos o que los borren, la vía directa es ese negocio. Si nos escribes a nosotros, trasladaremos tu solicitud al negocio correspondiente y te lo confirmaremos, pero no podemos resolverla por nuestra cuenta sin su instrucción.
3. Qué datos tratamos
De los clientes de la plataforma:
- Datos de cuenta: nombre, correo electrónico y contraseña. La contraseña nunca se almacena en claro; la gestiona nuestro proveedor de autenticación mediante funciones de derivación seguras.
- Datos del negocio: nombre, zona horaria, dirección, teléfono, servicios, horarios de atención y las instrucciones que escribes para tu agente.
- Credenciales de servicios de terceros que tú conectas: los identificadores y los tokens de acceso de WhatsApp Business y de Google Calendar. Se guardan cifrados y no se muestran de vuelta en pantalla una vez guardados.
- Datos de uso y consumo: número de mensajes procesados, tokens consumidos por el modelo de lenguaje y coste asociado, para calcular tu plan y tu facturación.
De las personas que escriben por WhatsApp al negocio, tratados por cuenta de ese negocio:
- Número de teléfono en formato internacional y el nombre de perfil que WhatsApp facilita.
- El contenido de los mensajes intercambiados, en ambos sentidos, incluidos los que envía manualmente el personal del negocio.
- El contenido de los archivos adjuntos que la persona envíe: imágenes, documentos PDF y notas de voz. De las notas de voz se conserva la transcripción en texto.
- Los datos de la cita, cuando se agenda: nombre, servicio solicitado, fecha y hora, y si es la primera visita.
- Registros técnicos de la conversación: identificador del mensaje, marcas de tiempo y latencia, para poder diagnosticar fallos. No incluyen credenciales.
4. Datos sensibles y de salud
La plataforma se usa con frecuencia en clínicas y consultorios. Una persona puede describir un síntoma, un dolor o un tratamiento en el propio mensaje de WhatsApp, y bajo la Ley 8968 esa información es un dato sensible.
No pedimos ni provocamos que se aporte ese tipo de información: el agente está instruido para no solicitar historiales clínicos ni diagnósticos, y para derivar a una persona del negocio ante una urgencia o un dolor fuerte. Aun así, si llega, se almacena con el mismo cifrado en tránsito y los mismos controles de acceso que el resto de la conversación, y sólo es accesible para el negocio destinatario.
El negocio que contrata la plataforma es responsable de recabar el consentimiento informado de sus pacientes o clientes para tratar esta información por un canal de mensajería, y de no usar el canal para comunicar diagnósticos o resultados que requieran otro medio.
5. Para qué usamos los datos
- Prestar el servicio: recibir los mensajes, generar la respuesta del agente, consultar la disponibilidad real del calendario, agendar la cita y mostrarlo todo en el panel.
- Mantener el historial de cada conversación, para que el agente tenga contexto y para que el negocio pueda retomar un hilo o intervenir manualmente.
- Avisar al dueño del negocio, por correo electrónico, cuando el agente cede una conversación a una persona o deja de atender un hilo.
- Medir el consumo de cada cuenta, aplicar los límites del plan contratado y facturar.
- Detectar y diagnosticar fallos, y proteger la plataforma frente a abusos, fraude y accesos no autorizados.
- Cumplir con las obligaciones legales que nos apliquen.
No usamos los datos de las conversaciones para publicidad, ni para elaborar perfiles comerciales, ni para ningún fin ajeno a prestar el servicio contratado.
6. Datos obtenidos a través de las APIs de Meta y WhatsApp
La plataforma se integra con la WhatsApp Business Platform (Cloud API) de Meta. Cuando un negocio conecta su número, recibimos de Meta los mensajes entrantes, el número de teléfono y el nombre de perfil de quien escribe, y los identificadores de la cuenta de WhatsApp Business del negocio.
Los datos obtenidos a través de las APIs de Meta y de WhatsApp se utilizan única y exclusivamente para prestar el servicio automatizado de mensajería y agendamiento contratado por el negocio. No se venden, no se alquilan ni se ceden a terceros; no se usan con fines publicitarios ni para segmentar audiencias; no se transfieren a intermediarios de datos ni a servicios de puntuación crediticia; y no se emplean para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni propios ni de terceros.
Tampoco combinamos esos datos con información obtenida de otras fuentes para crear perfiles de las personas usuarias, ni los utilizamos para tomar decisiones sobre elegibilidad, empleo, vivienda, seguros o crédito.
El acceso interno a los datos de una conversación está restringido al negocio propietario. Nuestro personal técnico sólo puede consultar la configuración de una cuenta para dar soporte o diagnosticar un fallo, y toda consulta de ese tipo queda registrada en una bitácora de auditoría con la identidad de quien la hizo y el momento en que ocurrió.
El uso de WhatsApp se rige además por las políticas de Meta, incluida la Política de Mensajería Empresarial de WhatsApp. El negocio que contrata la plataforma es responsable de cumplirlas, y en particular de contar con el consentimiento de las personas a las que escriba.
7. Con quién compartimos los datos
No vendemos datos personales. Para poder prestar el servicio nos apoyamos en los siguientes proveedores, que actúan como encargados y sólo pueden tratar los datos conforme a nuestras instrucciones:
- Meta Platforms, para el envío y la recepción de mensajes por WhatsApp.
- Anthropic, para generar las respuestas del agente. Se le envía el contenido de la conversación necesario para responder. Conforme a sus condiciones comerciales, no utiliza ese contenido para entrenar sus modelos.
- Supabase, para la base de datos y la autenticación.
- Vercel, para el alojamiento y la ejecución de la aplicación.
- Google, únicamente si el negocio conecta Google Calendar, para consultar disponibilidad y crear los eventos de las citas.
- Resend, para el envío de los correos de aviso al dueño del negocio.
- Un proveedor de transcripción de audio, únicamente si el negocio lo habilita, para convertir las notas de voz en texto. Si no está configurado, las notas de voz no se transcriben y el agente lo indica con honestidad.
Estos proveedores están ubicados fuera de Costa Rica, principalmente en los Estados Unidos y en la Unión Europea, por lo que existe una transferencia internacional de datos. Al usar la plataforma, el cliente autoriza dicha transferencia en los términos del artículo 14 de la Ley 8968.
Además, podremos revelar datos cuando lo exija una orden judicial o una autoridad competente, y en el marco de una eventual reorganización societaria, en cuyo caso el adquirente quedará sujeto a esta misma política.
9. Cuánto tiempo conservamos los datos
- Los datos de cuenta se conservan mientras la cuenta esté activa.
- Las conversaciones, los contactos y las citas se conservan mientras el negocio mantenga su cuenta, porque son su historial de atención y su registro de agenda.
- Los registros de consumo y facturación se conservan durante el plazo que exija la normativa contable y tributaria aplicable.
- Los registros de auditoría de accesos administrativos se conservan como prueba de quién consultó qué y cuándo.
Cuando un cliente cierra su cuenta, eliminamos sus conversaciones, contactos y citas. La eliminación de las copias de seguridad puede tardar hasta treinta días naturales adicionales, tras los cuales la información desaparece de forma definitiva.
Un negocio puede solicitarnos en cualquier momento la eliminación anticipada del historial de conversaciones anterior a una fecha determinada.
10. Tus derechos
La Ley 8968 te reconoce los derechos de acceso, rectificación, actualización, eliminación y revocación del consentimiento sobre tus datos personales.
Para ejercerlos, escribe a contacto@recepcify.com indicando qué derecho quieres ejercer y aportando un medio razonable para verificar tu identidad. No cobramos por atender estas solicitudes.
Recuerda la distinción de la cláusula 2: si tus datos llegaron a la plataforma porque escribiste a un negocio, el responsable es ese negocio y a él corresponde resolver tu solicitud. Nosotros la trasladaremos y te confirmaremos que lo hicimos.
Si consideras que tus derechos no han sido atendidos, puedes acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) de Costa Rica.
11. Cómo protegemos la información
- Todo el tráfico viaja cifrado con TLS.
- Los tokens de acceso a WhatsApp y a Google se guardan cifrados con AES-256-GCM, un cifrado autenticado: si alguien alterase el texto cifrado, el descifrado falla en lugar de devolver un valor manipulado.
- El aislamiento entre negocios se aplica en la propia base de datos mediante políticas de seguridad a nivel de fila, no en la capa de la aplicación. Una consulta que intente leer datos de otro negocio no devuelve filas.
- Los mensajes que Meta nos envía se verifican con firma criptográfica antes de procesarse, comparada en tiempo constante.
- El panel de administración de la plataforma exige una contraseña propia, independiente de la sesión de la aplicación, y toda lectura de datos de un cliente queda auditada.
Ningún sistema es infalible. Si llegara a producirse una violación de seguridad que afecte a datos personales, lo comunicaremos a las personas afectadas y a la autoridad competente conforme a la normativa aplicable.
12. Personas menores de edad
La plataforma está dirigida a negocios y no permite crear cuentas a personas menores de dieciocho años.
Un negocio puede, sin embargo, atender por WhatsApp a una persona menor de edad o a su madre, padre o representante. En ese caso corresponde al negocio recabar el consentimiento de quien ejerza la representación legal, conforme al artículo 5 de la Ley 8968.
13. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. La fecha de entrada en vigor que figura al inicio indica siempre la versión vigente.
Si el cambio afecta de forma sustancial a cómo tratamos los datos, avisaremos a los clientes por correo electrónico con al menos quince días naturales de antelación.
¿Dudas sobre este documento? Escríbenos a contacto@recepcify.com. También puedes consultar la política de privacidad y los términos de servicio.